Khi doanh nghiệp thực hiện tái cơ cấu dẫn đến thay đổi về nhu cầu sử dụng lao động, việc xây dựng phương án sử dụng lao động là một yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động. Tuy nhiên, bên cạnh nội dung của phương án, một vấn đề cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm là trình tự xây dựng phương án này phải được thực hiện như thế nào. Cụ thể, doanh nghiệp chỉ cần lấy ý kiến của công đoàn (hoặc tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở) hay còn phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc? Việc xác định đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế những rủi ro, tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình tái cơ cấu. Mời Quý vị theo dõi bài viết dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết.
1. Phương án sử dụng lao động là gì?
Hiện nay, pháp luật Việt Nam vẫn chưa định nghĩa cụ thể phương án sử dụng lao động là gì. Tuy nhiên, có thể hiểu phương án sử dụng lao động là kế hoạch do người sử dụng lao động (NSDLĐ) xây dựng nhằm sắp xếp, bố trí và sử dụng người lao động (NLĐ) trong doanh nghiệp khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, công nghệ, sản xuất kinh doanh hoặc các yếu tố khác làm ảnh hưởng đến nhu cầu sử dụng lao động.
Theo quy định tại Điều 44 BLLĐ 2019, phương án sử dụng lao động phải bao gồm các nội dung chủ yếu như:
– Số lượng và danh sách NLĐ tiếp tục được sử dụng, NLĐ được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng, NLĐ được chuyển sang làm việc không trọn thời gian;
– Số lượng và danh sách NLĐ nghỉ hưu;
– Số lượng và danh sách NLĐ phải chấm dứt hợp đồng lao động;
– Quyền và nghĩa vụ của NSDLĐ, NLĐ và các bên liên quan trong việc thực hiện phương án sử dụng lao động;
– Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.
Từ quy định trên có thể thấy, phương án sử dụng lao động không chỉ là một tài liệu quản trị nội bộ mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng nhằm bảo đảm quyền và lợi ích của NLĐ trong quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp.
2. Xây dựng phương án sử dụng lao động chỉ cần lấy ý kiến công đoàn hay phải tổ chức đối thoại?
Đây là một câu hỏi khá phổ biến trong quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp. Nhiều người cho rằng doanh nghiệp chỉ cần lấy ý kiến của công đoàn là đã hoàn thành nghĩa vụ pháp lý khi xây dựng phương án lao động. Vậy cách hiểu này có chính xác không?
Khoản 2 Điều 44 BLLĐ năm 2019 quy định rằng: “Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Phương án sử dụng lao động phải được thông báo công khai cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua.”.
Có thể thấy, điều luật này quy định “phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện NLĐ” chứ không đề cập trực tiếp đến việc phải tổ chức một buổi đối thoại tại nơi làm việc. Tuy nhiên, cần xem xét các quy định khác có liên quan, đặc biệt là tại Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
“Điều 41. Tổ chức đối thoại khi có vụ việc
1. Đối với vụ việc người sử dụng lao động phải tham khảo, trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở về quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 36; cho thôi việc đối với người lao động theo quy định tại Điều 42; phương án sử dụng lao động theo quy định tại Điều 44; thang lương, bảng lương và định mức lao động theo quy định tại Điều 93; quy chế thưởng theo quy định tại Điều 104 và nội quy lao động theo quy định tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được thực hiện như sau:
a) Người sử dụng lao động có trách nhiệm gửi văn bản kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động;
b) Các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến người lao động do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ;
c) Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, người sử dụng lao động tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung người sử dụng lao động đưa ra;
d) Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc;
đ) Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Nghị định này;
e) Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện người lao động (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến người lao động là thành viên.”
Điều 41 đã quy định rằng đối với các trường hợp pháp luật yêu cầu NSDLĐ phải tham khảo hoặc trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, trong đó có trường hợp xây dựng phương án sử dụng lao động theo Điều 44 BLLĐ 2019, việc tham khảo ý kiến được thực hiện thông qua đối thoại tại nơi làm việc.
Theo đó, NSDLĐ phải gửi nội dung cần tham khảo ý kiến cho tổ chức đại diện NLĐ; tổ chức đại diện NLĐ lấy ý kiến của NLĐ mà mình đại diện; sau đó các bên tiến hành đối thoại và lập biên bản đối thoại theo quy định.
Như vậy, đối với doanh nghiệp có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, việc xây dựng phương án sử dụng lao động không chỉ dừng lại ở việc lấy ý kiến công đoàn. Việc trao đổi ý kiến phải được thực hiện thông qua trình tự đối thoại tại nơi làm việc theo Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Tóm lại, việc xây dựng phương án sử dụng lao động khi tái cơ cấu phải lấy ý kiến công đoàn và tiến hành đối thoại vụ việc theo quy định của pháp luật. Đây là thủ tục bắt buộc nhằm bảo đảm người lao động được tham gia ý kiến đối với phương án có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm và quyền lợi của mình.
3. Doanh nghiệp không tổ chức đối thoại có bị xử phạt không?
Việc tổ chức đối thoại tại nơi làm việc không chỉ là một yêu cầu về thủ tục mà còn là nghĩa vụ pháp lý của NSDLĐ trong những trường hợp pháp luật quy định. Do đó, nếu doanh nghiệp không thực hiện đối thoại khi xây dựng phương án sử dụng lao động hoặc vi phạm các quy định liên quan đến đối thoại tại nơi làm việc, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.
Cụ thể, Cụ thể, theo Điều 15 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP, NSDLĐ có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi như: không tổ chức đối thoại tại nơi làm việc theo quy định; không công khai nội dung chính của đối thoại; không bố trí địa điểm, thời gian và các điều kiện cần thiết để tổ chức đối thoại; hoặc không thực hiện các nghĩa vụ khác liên quan đến quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
Lưu ý, mức phạt nêu trên được áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp NSDLĐ là tổ chức, mức phạt tiền sẽ bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương đương từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.
Do đó, để tránh các chế tài xử phạt và bảo đảm tính hợp pháp của quá trình tái cơ cấu, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ quy trình đối thoại với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi thông qua phương án sử dụng lao động.
Trên đây là chia sẻ của Luật Emerald về “Xây dựng phương án sử dụng lao động khi tái cơ cấu: Chỉ cần lấy ý kiến công đoàn hay phải tổ chức đối thoại?”. Nếu Quý vị cần giải đáp thắc mắc hoặc cần tư vấn về các vấn đề pháp lý, Quý vị có thể liên hệ trực tiếp đến hotline 1900 299 289 hoặc gửi câu hỏi đến website emeraldlawfirm.vn hoặc email emerald.VAA@gmail.com để được hỗ trợ, giải đáp kịp thời. Trân trọng cảm ơn.