Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ hiện đại, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với vấn đề số hóa quản lý nhân sự trong môi trường làm việc, vì vậy mà hợp đồng lao động điện tử trở nên phổ biến và ngày càng được ứng dụng rộng rãi. Nghị định số 337/2025/NĐ-CP sau đó ra đời với những quy định về hợp đồng lao động điện tử, nền tảng hợp đồng lao động điện tử tạo nên một hành lang pháp lý vững chắc bảo đảm cho việc xây dựng, cập nhật, thực hiện và sử dụng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của pháp luật.
Đồng thời, văn bản cũng thúc đẩy việc chuyển đổi số với yêu cầu chậm nhất vào ngày 01 tháng 7 năm 2026, nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải chính thức được đưa vào vận hành. Vậy pháp luật có những quy định gì để điều chỉnh cho loại hợp đồng này, hãy cùng Luật Emerald tìm hiểu thêm về những sự điều chỉnh trong Nghị định 337/2025/NĐ-CP qua bài viết dưới đây.
1. Thế nào là hợp đồng lao động điện tử?
1.1. Khái niệm về hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.
1.2. Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định Hợp đồng lao động điện tử (hay eContract) là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
Ví dụ, vào giữa tháng 7/2021, sau quá trình trao đổi và xem xét thì Doanh nghiệp P quyết định ký kết hợp đồng lao động với chị T – là nhân viên làm việc từ xa (remote) cho vị trí Digital Marketing. Do ảnh hưởng của dịch Covid-19, hai bên phải ký kết hợp đồng lao động dưới dạng điện tử thông qua một bên thứ ba là Nhà cung cấp eContract S, hợp đồng được chứng thực dữ liệu và được xác thực thông tin, nội dung đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý trên thực tế.
Đây là loại hợp đồng giúp người lao động, người sử dụng lao động tiết kiệm cả về thời gian và không gian khi ký kết do các thủ tục đã được đơn giản hóa cũng như quy trình thực hiện diễn ra một cách nhanh chóng.
2. Một số những quy định về hợp đồng lao động điện tử
2.1. Nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động điện tử
Pháp luật quy định rằng việc giao kết hợp đồng lao động điện tử giữa người lao động và người sử dụng lao động phải được truyền, nhận thông qua phương tiện điện tử. Nói một cách dễ hiểu, hành vi ký kết hợp đồng hoàn toàn phải được thực hiện trong không gian số.
Tương tự như một hợp đồng lao động thông thường, việc giao kết bản điện tử cũng phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật lao động. Vì mang đặc tính riêng của một hợp đồng lao động được xác lập, truyền gửi dưới dạng thông điệp dữ liệu nên việc tuân thủ theo các quy định pháp luật về giao dịch điện tử, an toàn thông tin, an toàn bảo mật về lưu trữ dữ liệu cá nhân là rất cần thiết.
2.2. Chủ thể tham gia
Khác với hợp đồng lao động thông thường, đối với hợp đồng lao động điện tử, bên cạnh sự tham gia của hai chủ thể là người lao động và người sử dụng lao động thì còn có một bên thứ ba, gián tiếp “góp mặt” vào quá trình xác lập hợp đồng lao động điện tử. Đó là các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ về chứng thực thông điệp dữ liệu, chứng thực chữ ký số, cấp dấu thời gian…
Điều này bắt nguồn từ một đặc trưng riêng biệt của hợp đồng lao động điện tử, bởi nó được xác lập và hình thành trên “không gian mạng” thông qua các phương tiện điện tử. Không giống như hợp đồng văn bản giấy thông thường, eContract cần có một cơ chế đảm bảo tính xác thực về mặt pháp lý khi các bên tham gia không trực tiếp ngồi lại ký kết mà dùng một tệp dữ lệu để xác lập, cam kết cho quan hệ lao động.
Do đó, các cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cho tính hợp pháp của hợp đồng lao động điện tử xuất hiện nhằm đảm bảo và hỗ trợ cho người lao động, người sử dụng lao động trong quá trình giao kết hợp đồng. Đây là những tổ chức đã đăng ký hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu về giao dịch điện tử và được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp Giấy phép kinh doanh khi đáp ứng đủ các điều kiện.
2.3. Hình thức của hợp đồng lao động điện tử
Về hình thức của hợp đồng, căn cứ theo khoản 2 Điều 4 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP có quy định rõ, hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.
Theo đó, thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, căn cứ khoản 4 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử. Ví dụ như các hóa đơn, chứng từ điện tử, email, hồ sơ tài liệu dưới dạng file DOCX, PDF,… hay những thông điệp dữ liệu hình ảnh như video ghi hình, tệp âm thanh được lưu trữ.
2.4. Chữ ký số
Theo quy định tại khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử, chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
Căn cứ Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định như sau:
- Người sử dụng lao động và người lao động phải bảo đảm các điều kiện sau:
a) Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
b) Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình: quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
c) Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Vậy nên, chữ ký số là một trong những điều kiện bắt buộc phải có của người lao động và người sử dụng lao động khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
2.5. Điều kiện giao kết hợp đồng
Đối với người lao động, người sử dụng lao động
Nếu là cá nhân thì thẻ căn cước công dân/thẻ căn cước/căn cước điện tử (VNeID)/giấy chứng nhận căn cước/tài khoản định danh điện tử mức độ 2/hộ chiếu còn thời hạn.
Nếu là cá nhân nước ngoài thì luật quy định thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh còn thời hạn.
Trường hợp của người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình sẽ có hai điều kiện đồng thời:
– Một là, quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh còn thời hạn.
– Hai là, các loại giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức,… phải còn thời hạn.
Đồng thời, cả hai bên phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Đối với nhà cung cấp dịch vụ eContract
Trước hết, nhà cung cấp dịch vụ phải có eContract đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.
Tiếp đó, nhà cung cấp dịch vụ phải có giải pháp, kỹ thuật công nghệ nhằm thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng các thông tin cá nhân và dữ liệu sinh trắc học của cá nhân, người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đó; bảo đảm định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật.
Cuối cùng, được xác nhận cho hoạt động kinh doanh dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu, chứng thực hợp đồng điện tử bởi cơ quan có thẩm quyền.
2.6. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Căn cứ Điều 7 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định, trừ khi các bên có thỏa thuận khác thì hiệu lực sẽ phát sinh kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp Hợp đồng lao động điện tử đó.
Ví dụ, Công ty A và anh B sau quá trình trao đổi đã tạo lập một hợp đồng lao động điện tử trên hệ thống eContract của Tập đoàn Bưu chính C. Sau khi xác nhận nội dung trong hợp đồng, thông tin cá nhân cũng như đã có đầy đủ chữ ký số được cấp dấu thời gian của các bên trên hợp đồng, Tập đoàn C sẽ tiến hành chứng thực thông điệp dữ liệu đảm bảo dữ liệu của hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký. Lúc này, hợp đồng lao động điện tử giữa Công ty A và anh B chính thức có hiệu lực.
Ngoài ra, trong vòng 24 giờ sau khi bên cuối cùng ký, hợp đồng sẽ được gửi lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.
Một số nhà cung cấp dịch vụ eContract hiện nay:
– Tổng Công ty Viễn thông Viettel – Chi nhánh tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân Đội;
– Công Ty TNHH Tổng Công ty Công nghệ Và Giải pháp CMC;
– Tổng Công ty Viễn Thông Mobifone;
– Công ty TNHH FPT IS;
– Công ty Cổ Phần BKAV;
– Công ty Cổ phần MISA;
– Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam;
– Công ty Cổ phần Dịch vụ số SAVIS DIGITAL;
– Công ty Cổ phần giải pháp Thanh toán Việt Nam (VNPAY);
– Công ty Cổ phần Công nghệ tin học EFY Việt Nam;
– Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý doanh nghiệp.
Minh Thư
Trên đây là chia sẻ của Luật Emerald về “Quy định về hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực từ ngày 01/7/2026”. Nếu Quý vị cần giải đáp thắc mắc hoặc cần tư vấn về các vấn đề pháp lý, Quý vị có thể liên hệ trực tiếp đến hotline: 1900 299 289 hoặc gửi câu hỏi đến website: emeraldlawfirm.vn hoặc email: emerald.VAA@gmail.com để được đội ngũ luật sư của Luật Emerald hỗ trợ, giải đáp kịp thời. Trân trọng cảm ơn.